Mitä on tietotyö?

Tietotyön tarkka määritteleminen on vaikeaa, mutta ominaista tietotyölle on, että siinä käsitellään, esitetään, lähetetään ja vastaanotetaan tietoa. Fyysisestä yksilötyöstä on siirrytty ihmisten väliseen yhteisölliseen työhön, jossa käytetään hyväksi teknisiä välineitä. Tietotyön tekijöiltä edellytetään luonnollisesti myös erilaisten taitojen hallintaa kuin aiemmin.

Tietotyötä tehdään pääasiassa tietokoneilla. Jokaisen meistä täytyy kirjoittaa tekstejä, tallentaa, tulostaa ja lähettää. Useimmat tietotyön tekijät käsittelevät myös lukuja, tekevät tietokantakyselyitä, työstävät raportteja ja esittävät kuvaajia.

Tietotyö voi olla rutiininomaista tai luovaa. Niin tai näin, oikeisiin töihin tarvitaan oikeat välineet. Auton ei tarvitse olla uusinta mallia eivätkä kaikki tarvitse tekstinkäsittelyohjelman tarratoimintoa, mutta koneiden ja ohjelmien tulee olla sopivia niihin tehtäviin, joita niillä on tarkoitus tehdä.

Tietotyön tekijä ei valitse kaiken takana surraavia palvelimia tai tietokantoja, mutta ne on toivottavasti valittu myös työn tekemistä ajatellen. Silloin ei tarvita kuin osaamista.

Oma osaaminen edesauttaa toimimista tietoyhteiskunnassa, mutta työyhteisö tarvitsee myös yhteiset standardit ja toimintatavat, joita noudattamalla kuormittavuus vähenee ja työnteko maistuu. Työyhteisö on juuri niin vahva, kun sen heikoin lenkki!

Tietotyön 10 käskyä

1. Hallitse ajankäyttöä
   1. Jos et tiedä mihin aikasi kuluu, se ei ole hallinnassa.
   2. Älä ole taakkana itsellesi ja muille, ota vastuu toimintakyvystäsi ja opettele työssäsi tarvittavat taidot ja tiedot sekä toimintatavat.
   3. Kerro myös muille missä olet, mitä teet sekä milloin ja miten olet tavoitettavissa.
2. Priorisoi tekemisiä
   1. Suunnittele ja tee aina ensin se, mikä on tärkeää.
3. Viesti ajatuksella
   1. Pysähdy miettimään mitä haluat viestiä.
   2. Valitse kuhunkin tilanteeseen sopiva viestintäväline.
4. Valitse kenelle lähetät sähköpostia
   1. Sähköposti ei koskaan ole ongelma lähettäjälle mutta vastaanottajalle se on sitä valitettavan usein.
5. Tiivistä ja kiteytä vastaanottajalle
   1. Hyvä sähköpostiviesti omaa informatiivisen otsikon, kiteyttää alussa mistä on kysymys, erittelee selkeästi kullekin henkilölle osoitetut tehtävät ja sisältää maksimissaan 300 sanaa.
6. Muista hyvät kokouskäytännöt
   1. Aseta palaverille tavoite, sisältö, aikataulu ja määrittele osallistujat sekä kunkin osallistujan rooli ja viesti nämä kaikille. Valmistaudu tapaamiseen tutustumalla tavoitteeseen, esityslistaan ja ennakkomateriaalin. Reagoi aina kutsuun hyväksymällä tai hylkäämällä.
   2. Keskity, älä tee tapaamisen aikana mitään muuta.
7. Hallitse tietoa
   1. Varmista, että hallitset oman organisaatiosi tiedonhallintakäytännöt sekä tunnet ohjeet ja säännöt.
   2. Muista, että pahin tietoturvariski istuu tuolin ja koneen välissä.
8. Tunne pelisäännöt
   1. Tutustu oman yhteisösi sosiaalisen median ja sähköisen viestinnän toimintatapoihin.
9. Tiedosta työsi vaatimat tiedot ja taidot
   1. Huolehdi, että osaamisesi täyttää työtehtävän ja -ympäristön minimistandardit.
   2. Tiedosta, mitä sinun pitää osata ja millä tasolla.
10. Kehity ja kehitä
    1. Opettele hyödyntämään käytettävissäsi olevia tieto- ja viestintätyökaluja, ne auttavat sinua arjessa.
    2. Huolehdi osaamisen säännöllisestä päivittämisestä varaamalla siihen tarvittava aika. Osaaminen korreloi oppimiseen käytetyn ajan kanssa.
    3. Olet keskeisessä roolissa oman elämäsi herrana. Kehitä omia ja yhteisiä työtapoja aktiivisesti arjessa, samalla voit olla hyödyksi myös muille.